Kommunikationsplan

Principerna och arbetsformerna för kommunikationen på Språkinstitutet styrs av rekommendationen om statsförvaltningens kommunikation Öppet, frimodigt och tillsammans (2016). Målen och principerna för statsförvaltningens kommunikation grundar sig på grundläggande rättigheter som yttrandefrihet, jämlikhet, rättigheter att delta och påverka, rättsskydd och rätten till det egna språket och den egna kulturen. De värden som enligt rekommendationen styr kommunikationen är

• öppenhet
• tillförlitlighet
• objektivitet
• begriplighet
• interaktion
• serviceinriktning.

I rekommendationen betonas digitaliseringen och de snabba förändringarna inom medievärlden. Man konstaterar att förändringarna kräver ett nytt tänk på myndigheterna. När de kanaler som medborgarna använder för informationssökning blir fler är myndigheternas utmaning att se till att korrekt information hittas och delas. De offentliga organisationerna måste därför vara närvarande i de kanaler som medborgarna använder, och behoven bland olika språkgrupper och bland dem som behöver information på lättläst ska också beaktas.

Informativa webbtjänster och en aktiv och interaktiv kommunikation i sociala medier betjänar medierna på samma sätt som den stora allmänheten. Med hjälp av sociala medier kan myndigheterna göra sina tjänster mer kända och styra in kunderna till den viktigaste informationen. Samtidigt är det viktigt att se till att samma information finns tillgänglig också på andra ställen än i de sociala medierna.

• Öppet, frimodigt och tillsammans – rekommendationen om statsförvaltningens kommunikation (Statsrådet, pdf)
  

Lagen om Institutet för de inhemska språken

Kommunikationen på Institutet för de inhemska språken betjänar institutets mål och grunduppgifter. De definieras i lagen om Institutet för de inhemska språken (2011).

Enligt lagen är målet för institutets verksamhet att i egenskap av expertorgan i språkfrågor främja språkbruket i samhället när det gäller de språk som hör till institutets verksamhetsområde. Institutets uppgifter är språkvård av finska och svenska, rådgivning och ordboksarbete samt forskning om språkvård och ordboksarbete. Till institutets uppgifter hör också att koordinera språkvården för de samiska språken, teckenspråken och romani.

• Lag om Institutet för de inhemska språken (Finlex)

Språkinstitutets strategi

Enligt sin strategi har Språkinstitutet nätverkat effektivt med aktörer inom den offentliga förvaltningen, universitet och andra läroanstalter. Språkinstitutet har ett tätt samarbete med medierna och förmedlar information som kunderna kan använda. Kommunikationen är öppen och aktiv.

Enligt sin strategi satsar Språkinstitutet på webbtjänsterna så att en allt större kundkrets enkelt kan hitta Språkinstitutets tjänster. Språkinstitutet verkar aktivt och ansvarsfullt i sociala medier och i all annan kommunikation.

• Institutet för de inhemska språkens strategi (2016–2020) (på finska)

Allmänna kommunikationsprinciper

All kommunikation på Språkinstitutet sker i enlighet med institutets lagstadgade mål och uppgifter. Språkinstitutet tillhandahåller pålitlig och aktuell information om sina verksamhetsområden.

Kommunikationen på Språkinstitutet ska vara målmedveten och enhetlig. Texterna ska vara tillgängliga. Kommunikationen i alla kanaler ska vara klar, begriplig och saklig. Olika textgenrer ger möjligheter till olika slags uttryckssätt, och det är också möjligt att rikta innehåll till olika målgrupper. Språkinstitutet strävar efter att nå medborgarna i de kanaler som de använder.

Språkinstitutet kommunicerar främst på nationalspråken finska och svenska. Språkinstitutet lyfter i all kommunikation fram sina kärnbudskap, som utgår från lagen och andra styrdokument. Det här gäller också i överraskande situationer.

Språkkunskap och kunskap om språk

Språkinstitutet producerar och delar aktivt mångsidig expertinformation om språk och strävar efter att öka kunskapen om språk bland medborgarna. Det betyder bland annat att Språkinstitutet

• påverkar uppfattningar, kunskap och åsikter om språk i samhället, både genom direktkontakt med medborgarna och via medierna
• svarar på frågor om språkanvändning och på namnfrågor på finska och svenska
• främjar språkundervisning och undervisning om språk på olika utbildningsstadier
• stöder språkexperter som använder finska eller svenska i sitt yrkesliv
• på olika områden upprätthåller och stärker positionen för de språk som tillhör institutets verksamhetsområde
• förbättrar myndigheternas kommunikation och på det sättet främjar en öppen förvaltning och de finländska medborgarnas rättsskydd
• främjar demokrati och medborgarnas möjligheter att delta i samhälleliga angelägenheter
• erbjuder en grund för politiska beslut som berör språk
• upprätthåller och främjar en medborgerlig enighet om det språkliga kulturarvet.

Den kommunicerande experten

Expertgrupperna på Språkinstitutet kommunicerar utåt om sitt arbete. I första hand kommunicerar varje expertgrupp själv om sitt eget område, tillsammans med kommunikationsteamet och webbredaktörerna.

Språkinstitutet betjänar medborgarna på många olika sätt och i olika kanaler. Språkinstitutets särskilda målgrupper är den offentliga förvaltningen, medierna, läroanstalterna och språkexperter. Förutom de här målgrupperna är målet att försöka betjäna alla kunder jämlikt. Den stora allmänheten är Språkinstitutets största och mest heterogena målgrupp. En växande grupp är personer som inte har finska eller svenska som modersmål. Det här ökar betydelsen av ett klart språk och en klar kommunikation.

Språkinstitutet strävar efter att betjäna sina särskilda målgrupper genom riktad information i olika kanaler. I kontakten med medierna är snabbhet och kärnbudskapen viktiga, och när medierna tar kontakt agerar vi snabbt.

Bilden av Språkinstitutet som en expertorganisation som följer med sin tid byggs upp genom en enhetlig kommunikation. I den verksamhet som syns utåt följer vi ett enhetligt grafiskt uttryck.

Kanaler för kommunikationen på nätet

Mycket av det jobb som görs på Språkinstitutet är kommunikation i utvidgad betydelse. De anställda ger råd till medborgarna både enskilt och offentligt på många olika sätt, skriver anvisningar, artiklar, ordböcker och andra publikationer, ger intervjuer och utlåtanden, utbildar, håller föredrag och så vidare. Dessutom deltar Språkinstitutet i verksamhet inom det vetenskapliga samfundet och de anställda är medlemmar i olika nätverk och arbetsgrupper, där Språkinstitutets roll ofta är att förädla och förmedla samarbetsparternas budskap. Också kommunikationskanalerna är många.

I kommunikationsplanen ligger tyngdpunkten på hur Språkinstitutet kommunicerar på webben om sitt innehåll, sina produkter och tjänster. Målet med kommunikationen är att så många som möjligt ska hitta Språkinstitutets mångsidiga innehåll, produkter och tjänster och lära sig att använda dem. Det här förutsätter ett aktivt grepp av dem som producerar innehållet och dem som jobbar med kommunikationen antingen på heltid eller vid sidan av annat arbete.

Språkinstitutets webbtjänster ska vara av god kvalitet och enkla att hitta. I Språkinstitutets externa kommunikation strävar vi efter att kunden ska informationen hittas så enkelt som möjligt i en och samma kanal.

Kotus.fi och sprakinstitutet.fi

I centrum för våra webbtjänster finns webbplatserna kotus.fi och sprakinstitutet.fi, från vilka det är lätt att hitta vidare till alla Språkinstitutets tjänster, publikationer och informationsreserver. Webbplatserna tillhandahåller aktuell information om språk för hela samhället. All information grundar sig på solid sakkunskap.

På webbplatserna är det lätt att hitta information om vem det lönar sig att kontakta om den information man söker inte finns på nätet. Kunderna kan också kontakta Språkinstitutet via responsblanketter.

Webbtjänsterna görs tillgängliga genom att webbplatsen har ett fungerande gränssnitt, adekvata innehållsbeskrivningar och fungerande navigering. Utbudet på webbplatserna kotus.fi och sprakinstitutet.fi åskådliggörs på sidkartorna.

• Sidkarta över sprakinstitutet.fi
• Sidkarta över kotus.fi
  

Många kanaler

Den offentliga bilden av Språkinstitutet byggs upp genom kommunikation i många kanaler. Webbtjänsterna stöds av en kontinuerlig, strategisk och mångsidig aktivitet i sociala medier, genom synlighet i medierna och kommunikation med samarbetspartner.

Språkinstitutets aktivitet i sociala medier är mångsidig. Genom de sociala medierna når Språkinstitutet en stor grupp språkintresserade, särskilda målgrupper (tjänstemän på myndigheter, journalister, översättare med flera) och andra som använder Språkinstitutets webbplats och andra webbtjänster.

De sociala medierna är viktiga genvägar till Språkinstitutets tjänster. Aktivitet i sociala medier är en utmärkt möjlighet för en liten expertorganisation som Språkinstitutet att betjäna kunderna.

Kommunikation: resurser, uppgifter och ansvar

De flesta anställda på Språkinstitutet kommunicerar i någon form utåt om sitt arbete. Det är naturligt att varje expertgrupp är bäst på att berätta om sin egen verksamhet.

Kommunikationskanalerna, ansvaret för dem och uppgifterna delas ut enligt expertis och intresse. Uppgifterna varierar från att skriva olika slags texter till att twittra och göra videor. Personerna inom de olika verksamheterna kommer överens om hur uppgifterna ska fördelas. Varje sida på kotus.fi och sprakinstitutet.fi har en sidansvarig och en reservperson.

Språkinstitutet uppmuntrar sina anställda att kommunicera utåt, använda olika kommunikationskanaler och fördomsfritt bekanta sig med nya kanaler. De anställda utvärderar vilka delar av deras eget jobb som är intressant för allmänheten och vilka möjligheter det finns att kommunicera om arbetet.

Kommunikationsteamet planerar

Direktören ansvarar för Språkinstitutets externa kommunikation. Utvecklingsenheten under ledning av direktören sköter extern information som berör hela huset.

Kommunikationsteamet sköter i praktiken Språkinstitutets interna och externa kommunikation, bland annat kotus.fi, spraktinstitutet.fi och aktiviteten i sociala medier. Teamet planerar Språkinstitutets webbkommunikation och annan kommunikation med framförhållning och uppskattar vilket genomslag kommunikationen kommer att få.

På svenska finns en webbgrupp som planerar och producerar innehåll för webbplatsen sprakinstitutet.fi och de svenska kontona i sociala medier. Den svenska webbredaktören är medlem av kommunikationsteamet och kontaktperson mellan webbgruppen och kommunikationsteamet.

Webbredaktörerna skapar publiceringsmöjligheter

På utvecklingsenheten jobbar två experter på extern kommunikation: en huvudredaktör för webbplatsen och en webbredaktör. På svenska avdelningen jobbar en webbredaktör.

Huvudredaktören och webbredaktörerna koordinerar kommunikationsteamets verksamhet, skapar publiceringsmöjligheter för innehållsproducenterna och stöder de andra på Språkinstitutet med syfte att möjliggöra en lyckad och enhetlig kommunikation.

Huvudredaktören och webbredaktörerna är och stöder innehållsexperterna i deras kommunikation. De ser till att organiseringen av kommunikationen är uppdaterad och leder kommunikationsteamets diskussioner.

Mångsidigt i sociala medier

Språkinstitutets verksamhet i sociala medier är mångsidig. Språkinstitutet uppmuntrar sina anställda att använda sociala medier som en del av sitt jobb.

Språkfrågor väcker ofta stort intresse i sociala medier. Genom sociala medier når Språkinstitutet en bred publik av språkintresserade, särskilda målgrupper (till exempel myndigheter, journalister, översättare med flera) och dem som använder Språkinstitutets webbtjänster och andra tjänster. De sociala medierna hör till de främsta genvägarna till Språkinstitutets tjänster.  För en liten organisation som Språkinstitutet är aktivitet i sociala medier ett utmärkt sätt att betjäna medborgarna.

Språkinstitutet använder inte sociala medier som publiceringskanal i första hand, utan i dem delas innehåll som finns på webbplatserna och i de övriga webbtjänsterna. I sociala medier går det smidigt att lyfta fram olika teman.

• Språkinstitutet i sociala medier
  

Mer information och källor

I tillägg till Institutet för de inhemska språkens kommunikationsplan finns anvisningar för den interna kommunikationen. De uppdateras och utökas vid behov.

Principerna i kommunikationsplanen och eventuella förändringar diskuteras i kommunikationsteamet och ledningsgruppen. Direktören bestämmer om principerna för kommunikationen.