10 Klarspråkstips
1. Ställ upp mål för den språkliga kvaliteten. Kartlägg nuläget. Vilka texter producerar ni? Vilka av dem är viktigast med tanke på dem ni vill nå och för er verksamhet? Hur vill ni utveckla just de texterna? Fungerar era processer för att skapa namn och termer så bra som möjligt?
2. Fundera på metoder för att göra språket klarare. Ta in de viktigaste målen och metoderna i ert jobb.
3. Organisera klarspråksarbetet: utse en klarspråksansvarig och en klarspråksgrupp. Kartlägg ert nuvarande klarspråkarbete (skrivanvisningar, klarspråksutbildning, kamratrespons, modelltexter). Vilka personresurser har ni? Finns det till exempel språkexperter och personer bland er som är intresserade av att jobba med klarspråk? Ordna utbildning för dem – och för andra intresserade!
4. Skapa klarspråkssidor eller kanaler i er interna kommunikation. Gör anvisningar för hur ni skriver klarspråk eller planerar namn och beskriv egenskaperna hos en bra text. Lägg in kontaktinformation till klarspråksgruppen och länkar till hjälpmedel som termbanker, ordböcker och kontaktinforation till experter. Starta en språkchatt eller språkblogg om ni vill inspirera!
5. Utred hur era viktigaste texter blir till! Vad eller vem påverkar slutresultatet? Försäkra er om att alla som påverkar en viss text, eller berörs av den i sitt arbete, blir hörda i utvecklingsarbetet.
6. Se till att de texter som är centrala för er myndighet eller organisation och som har stor spridning är klart formulerade. Säkra också att de textmallar ni använder mest är språkligt korrekta.
7. Säkra redan i samband med beställningar och konkurrensutsättning av tekniska system och teknisk utrustning att det går att skapa bra texter med dem. Reservera tid, pengar och arbetskraft också för bearbetning av texter, inte enbart för underhåll av programvara.
8. Samla in respons från användare eller kunder som ni står i kontakt med. Be också om synpunkter från andra myndigheter och från de egna anställda. Ge möjlighet till respons på webben, i brev och också i beslut. Utse någon som ser till att den respons ni får också når rätt adressat. Testa viktiga texter!
9. Utarbeta anvisningar för allmänheten på webben där era vanligaste och viktigaste processer visualiseras med scheman eller bilder. Använd lättläst språk när det behövs.
10. Skriv inte onödiga texter. Stryk det som är överflödigt i de texter som verkligen behövs.
Klarspråksfrågor – en checklista
Varför skriver du texten?
- Behövs texten, eller kan ärendet skötas effektivare med ett telefonsamtal?
- Ska texten ge information om något, övertyga läsaren om något eller få läsaren att handla enligt dina anvisningar?
- Vilket syfte är viktigast? Betona det i texten.
För vem är texten avsedd?
- Skriver du för någon som är insatt i frågan (kolleger, experter inom ditt eget fackområde) eller för mottagare som inte behärskar ämnet? Anpassa ditt ordval, textens innehåll och form enligt den mottagare du tänker dig.
- Tänk på tonfallet i texten och på hur läsaren kan uppleva ditt sätt att uttrycka dig. Påståenden eller lagcitat som du själv betraktar som neutrala kan av andra uppfattas som bryska, eller rentav hotfulla.
Vad ska ingå i texten och vad kan utelämnas?
- Finns det tillräckligt med bakgrundsinformation i din text, och tillräckligt med samband mellan de olika elementen i texten för att läsaren ska förstå det väsentliga? Kan läsaren få hjälp av tilläggsinformation (länkar, broschyrer, kontaktuppgifter)?
- Innehåller texten sådant som bara har relevans för dina chefer eller kolleger?
- Det som inte ger läsarna väsentlig information kan göra det svårare att fokusera på det viktiga i texten.
Är texten ändamålsenligt uppbyggd?
- Börja med det som är viktigast, om det inte finns särskilda skäl att inte göra det. Använd mellanrubriker för att läsaren ska kunna orientera sig i texten.
- Använd termer som läsaren känner till. Om du inte kan undvika att använda facktermer ska du förklara dem.
- Använd vid behov listor, figurer och diagram som visuell hjälp. Använd också färger.
- Tänk efter om texten kan förkortas.
Vad kan göras för att namn, tjänstebeteckningar och termer ska bli bra?
- Fundera på om de som behöver namnet, tjänstebeteckningen eller termen kan förstå och använda dem. Kom ihåg att namn och förkortningar ska låta naturliga på finska, svenska och samiska. Tänk också på att många har svårt att minnas och använda engelska namn och namn som är ogenomskinliga.
- Om namn behöver motsvarigheter på främmande språk ska de översättas separat. Dessa namn ska användas bara när man också i övrigt kommunicerar på det språket.
- Tänk på vem som kan anlitas som hjälp när nya namn och termer ska skapas. Reservera tid för att konsultera sakkunniga på din egen arbetsplats och vid behov också utomstående språkexperter och andra experter. Överväg vid behov också att rådfråga en bredare krets eller intressentgrupper.