Via rapporteringskanalen kan Språkinstitutets anställda, intressegrupper och samarbetsparter anmäla misstankar om överträdelser, missbruk eller annat oetiskt agerande på ett säkert sätt.
Vi har förbundit oss att agera ansvarsfullt i alla situationer och följer noggranna interna kontroll- och verksamhetsprinciper. Om du ändå upptäcker missförhållanden i vår verksamhet uppmuntrar vi dig att berätta om dem för oss. Inga konkreta bevis behövs i rapporteringsskedet. Det räcker att du har en grundad anledning att tro att din misstanke är riktig.
Rapporteringen om överträdelser kan till exempel gälla offentliga upphandlingar eller oetisk eller lagstridig verksamhet, såsom missbruk av offentliga medel, verksamhet som strider mot anvisningar eller föreskrifter, jäv, bindningar, korruption eller andra brott.
Rapporterna behandlas konfidentiellt
Vi behandlar alla rapporter konfidentiellt och i enlighet med principerna för god förvaltningssed och god dataskyddspraxis. Vi avslöjar inte den rapporterandes personuppgifter för den som ärendet om överträdelse gäller eller för personer utanför utredningen. En liten, utnämnd arbetsgrupp vid Språkinstitutet tar emot och undersöker rapporterna.
Den rapporterande personen får skydd enligt lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser (1171/2022) (s.k. visselblåsarlagen) när oegentligheter har upptäckts i samband med arbetet och när rapporten gäller till exempel offentliga upphandlingar, finansiella tjänster eller konsumentskydd. Lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser förbjuder repressalier mot de rapporterande. Arbetsgivaren kan till exempel inte försämra den anställdas anställningsvillkor, avsluta personens anställningsförhållande eller permittera den rapporterande personen med anledning av en gjord anmälan. Andra typer av oegentligheter undersöks i enlighet med andra tillämpliga lagar och principerna för god förvaltningssed så att den rapporterande personen skyddas på bästa möjliga sätt.
Så här gör du en rapport om missbruk
Läs anvisningarna för rapportering innan du skickar in din anmälan. I anvisningen ger vi närmare information om hur rapporten ska göras, hur den behandlas och undersöks vid Språkinstitutet, hur kommunikationen med de rapporterande sköts och vad som händer efter utredningen. Bekanta dig också med behandlingen av rapporter och lagstiftningen som påverkar skyddet för rapporterande personer.
Anvisning för rapportering om överträdelser
1. Rapportering om överträdelser görs skriftligen
Anmälan görs i eget namn men frågan anonymiseras för handläggning av ärendet.
Blankettprogrammet vägleder dig i att göra rapporten. Kommunikationen med den rapporterande
personen sker via programmet även om rapporten har gjorts anonymt. Endast de personer som
ansvarar för behandlingen av ärendet har tillgång till den.
Språkinstitutet rekommenderar den tekniska rapporteringskanalen (Webropol) som primär kanal för anmälan. Via kanalen kan begäran om tilläggsuppgifter och eventuell annan kommunikation
skickas på ett informationssäkert sätt.
Rapportering om överträdelser kan i andra hand göras genom den centraliserade
rapporteringskanalen som administreras av Justitiekanslersämbetet om det gäller situationer som
avses i 8 § i visselblåsarlagen, dvs. lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser.
Det kan till exempel gälla situationer där den rapporterande personen har grundad anledning att tro att man på basis av den interna anmälan inte har vidtagit tillräckliga (16 §) åtgärder inom utsatt tid, att man inte effektivt kan ingripa i överträdelsen på basis av den interna anmälan eller att den
rapporterande har grundad anledning att tro att han eller hon riskerar att bli föremål för repressalier till följd av anmälan.
2. Mottagandet av rapport och utvärdering av situationen
Ärendet undersöks av en särskilt utnämnd, nödvändig och begränsad arbetsgrupp som ansvarar för handläggningen av ärenden vid Språkinstitutet. Enligt Språkinstitutets arbetsordning består gruppen av administratören för rapporteringskanalen och en namngiven arbetsgrupp.
De som utsetts till handläggare i ärendet kan från fall till fall kalla andra anställda eller utomstående vid Språkinstitutet att handlägga ett enskilt ärende som sakkunniga.
Om alla som utsetts att handlägga ärendet är jäviga utser Språkinstitutets direktör nya oberoende
handläggare. Om direktören är jävig i ett ärende, överförs ärendet till utbildnings- och
kulturministeriet i enlighet medministeriets gällande praxis.
Arbetsgruppens medlemmar ansvarar för den inledande behandlingen av ärendet och bedömer
situationen. Arbetsgruppen fattar först beslut om huruvida ärendet omfattas av den s.k.
visselblåsarlagen, huruvida det är fråga om en rapport om överträdelser som behandlas enligt annan gällande lagstiftning eller en anmälan som inte hör till rapporteringskanalen och som styrs till en annan process, till exempel kundrespons, begäran om omprövning, utvecklingsförslag eller annan återkoppling. I oklara fall tillfrågas den rapporterande om ärendet kan behandlas till exempel som kundrespons, eftersom man i sådana fall inte åtnjuter skydd och personuppgifterna inte i lika hög grad är sekretessbelagda som i fråga om rapportering om överträdelse.
3. Lämnande av mottagningsanmälan eller annan anmälan till anmälaren
Via rapporteringskanalen skickar Språkinstitutet ett automatiskt meddelande till den rapporterande om att rapporten har mottagits.
Om ärendet inte tydligt hör till rapporteringskanalen för rapportering om överträdelser, ska den
rapporterande underrättas om att ärendet överförs till en annan behandlingsprocess eller någon
annan ansvarig part. Sådana kan till exempel vara överföring av kundrespons eller begäran om
omprövning till rätt förfarande inom Språkinstitutet eller överföring av medborgarbrev till en annan behörig myndighet.
Om det inte är nödvändigt att överföra ärendet till någon annan behandlingsprocess eller till någon annan ansvarig instans, ska den rapporterande underrättas om att fortsatta åtgärder inte vidtas. Exempel på sådan rapportering kan t.ex. vara helt bristfälliga eller klart obefogade anmälningar.
4. Bedömning av fortsatta åtgärder i utredningen
Om det är fråga om en rapport om överträdelse som hör till rapporteringskanalen, bedömer de
handläggningsansvariga som Språkinstitutet utsett de fortsatta åtgärder som behövs för utredningen och kallar vid behov Språkinstitutets egna anställda eller sakkunniga utanför Språkinstitutet till sakkunniga för att undersöka ärendet.
5. Undersökning av rapport
Medlemmarna i arbetsgruppen som ansvarar för handläggningen av ärendena är anställda vid
Språkinstitutets och dessa personer koordinerar också utredningen. Sakkunniga som kallats till att
utföra undersökningen utreder och undersöker ärendet samt begär vid behov om tilläggsuppgifter av den rapporterande, vilket lyckas bäst via den tekniska rapporteringskanalen, även anonymt. Om
anmälan visar sig vara korrekt rapporterar de som ansvarar för handläggningen av ärendet enligt
Språkinstitutets arbetsordning om saken till den behöriga instansen inom ämbetsverket, så att
åtgärder kan vidtas. De personer som ansvarar för behandlingen av ärendet föreslår nödvändiga
fortsatta åtgärder utgående från sina resultat.
6. Meddelande om åtgärder till den rapporterande
De personer som ansvarar för behandlingen av ärendet informerar den rapporterande om fortsatta åtgärder inom tre månader från det att Språkinstitutet hat mottagit rapporten om överträdelse.
Information om åtgärder som vidtagits i ärendet sänds via den tekniska anmälningskanalen. Information om åtgärderna ges i den omfattning som det med beaktande av tidsgränsen på tre månader, sekretess och andra omständigheter är möjligt.
7. Undersökningsresultat, beslut om fortsatta åtgärder, korrigerande åtgärder och avslutande
av handläggningen
Utredningen resulterar i att Språkinstitutet i enlighet med sin arbetsordning beslutar om fortsatta
åtgärder och hur de verkställs eller konstaterar att meddelandet inte leder till åtgärder. Korrigerande åtgärder kan till exempel omfatta utveckling av processer, kontroller eller intern kontroll, avtalsärenden, personaladministrativa åtgärder, polisanmälan, rättshandlingar e.d.
Om rapporten om överträdelser gäller Språkinstitutets direktör, överförs utredningen och beslut om fortsatta åtgärder på undervisnings- och kulturministeriet. I mån av möjlighet meddelas den
rapporterande personen senare även om slutliga resultat i undersökningen.
8. Dokumentering, registrering och arkivering
Språkinstitutet ansvarar för förvaringen av utredningsmaterialet i enlighet med gällande lagstiftning och organisationens arkiveringsplan.
De personer som ansvarar för behandlingen av ett ärende ska skapa en sammanställning av
dokumentationen. Dokumenten arkiveras i arkivsystemet tillsammans med de beslut som fattats i
ärendet.
Efter arkiveringen raderas dokumentationen från den tekniska rapporteringskanalen ifall anmälan
har gjorts via den. Materialets offentlighet bestäms enligt gällande lagstiftning.
Lagstiftning som påverkar behandlingen av rapporter och skydd för rapporterande personer
Rapportering om överträdelser enligt lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser
Lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser (1171/2022) trädde i kraft i Finland den 1 januari 2023. Genom lagen verkställs EU:s visselblåsardirektiv (EU 2019/1937), dvs. det så kallade whistleblowingdirektivet. Genom den nationella visselblåsarlagen skyddas personer som rapporterar om
vissa oegentligheter som han eller hon upptäcker i sitt arbete genom Europeiska unionens lagstiftning eller nationell rätt. Det kan till exempel vara fråga om tidigare och nuvarande anställda samt självständiga yrkesutövare.
Tillämpningsområdet för den nationella visselblåsarlagen är begränsat. Lagen ger skydd för personer som rapporterar om uppdagade överträdelser till exempel i fråga om offentliga upphandlingar, finansiella tjänster eller konsumentskydd. Visselblåsarlagen förbjuder repressalier mot rapporterande personer. Arbetsgivaren kan till exempel inte försämra den anställdas anställningsvillkor, avsluta personens anställningsförhållande eller permittera den anställda med anledning av en anmälan.
Lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser, 1171/2022 (FINLEX)
EU:s visselblåsardirektiv (EU 2019/1937)
Övrig rapportering om överträdelser
Språkinstitutet erbjuder en mer omfattande etisk rapporteringsmöjlighet än visselblåsarlagen stipulerar. Via kanalen är det även möjligt att rapportera om övriga former av oegentligheter än sådana som upptäckts i samband med arbetet eller som omfattas av visselblåsarlagen. Det kan vara fråga om annan misstänkt oetisk eller lagstridig verksamhet, såsom missbruk av offentliga medel, verksamhet som strider mot anvisningar eller bestämmelser, jäv, ekonomiska bindningar, mutor eller andra brott.
Visselblåsarlagen tillämpas inte på sådan rapportering, utan sådana fall undersöks i enlighet med andra tillämpliga gällande lagar och principerna för god förvaltningssed med bästa möjliga skydd för den rapporterande personen. Även dessa rapporter behandlas i huvudsak på samma sätt som rapportering enligt visselblåsarlagen så att motsvarande tidsfrister beaktas.
Gör din anmälan alltid i första hand via Språkinstitutets egen rapporteringskanal. Om du ändå har grundad anledning att tro att Språkinstitutet inte har vidtagit åtgärder inom utsatt tid, att överträdelsen inte kan åtgärdas effektivt eller du upplever att du kan bli föremål för repressalier med anledning av din anmälan, kan du enligt visselblåsarlagen rapportera överträdelser som upptäckts i samband med arbetet till justitiekanslersämbetets centraliserade rapporteringskanal.
Du kan skicka in din anmälan antingen på svenska eller finska.
Språkinstitutets rapporteringskanal (Webropol)
Uppföljningssida för Språkinstitutets rapporteringskanal (Webropol)
När du skickar in din rapportblankett får du ett lösenord som du ska spara. Med hjälp av lösenordet kan du anonymt följa upp status på ditt ärende. Om du tappar bort lösenordet kan du inte följa upp ärendet.
Övriga kontakter och respons
Övrig respons till Språkinstitutet än rapporter om överträdelser, såsom kundrespons, begäran om omprövning, utvecklingsförslag osv. ska lämnas in via sina respektive responskanaler eller e-postadresser.
Begäran om uppgifter om Språkinstitutets handlingar enligt offentlighetslagen eller dataskyddsförordningen riktas till registratorskontorets e-postadress: kirjaamo(ät)kotus.fi.