Förvaltningslagen trädde i kraft i början av år 2004. Enligt språkparagrafen i lagen ska myndigheter använda ett sakligt, klart och begripligt språk. Under lagens jubileumsår utmanar Institutet för de inhemska språken (Språkinstitutet) organisationer inom den offentliga förvaltningen att utnyttja institutets webbkurser i klarspråk.
Förvaltningen fungerar genom texter. För många som jobbar inom den offentliga förvaltningen består arbetsdagen till stor del av att skriva och läsa. Den mest centrala ekonomiska fördelen med ett gott myndighetsspråk är att ett klart och begripligt språk sparar både allmänhetens och myndigheternas tid.
I dag har jag utmanat alla organisationer inom den offentliga förvaltningen att ta in webbkurserna i klarspråk som en del av introduktionen för nya medarbetare. Utmaningen gäller särskilt myndigheter som ministerier och välfärdsområden samt myndigheter och institutioner inom den statliga och kommunala sektorn. Också till exempel aktörer inom tredje sektorn kan anta utmaningen om de vill.
Ett gott myndighetsspråk gagnar alla
Ett klart och begripligt språk sparar allas tid och gör myndigheternas kontakt med allmänheten smidigare. När det är lätt för användaren att hitta och förstå informationen blir det också lättare att följa instruktionerna. På så sätt minskar behovet av rådgivning och annan kundservice.
När informationen är lättillgänglig och begriplig ökar allmänhetens förtroende för myndigheterna. Undersökningar visar också att ett gott myndighetsspråk effektiverar arbetet. Det verkar också som att sökmotorerna har lättare att hitta webbsidor som är klart och begripligt skrivna.
Ett gott myndighetsspråk främjar jämlikheten
Det finländska samhället förväntas vara jämlikt. Enligt förvaltningslagen ska myndigheterna se till att rättsskyddet fungerar, förvaltningen är god och servicen håller hög klass.
Ett sätt att garantera att dessa kriterier uppfylls är att använda ett begripligt språk. Förtroendet för offentliga tjänster och förvaltning ökar om myndigheternas texter är sakliga och begripliga och inte orsakar problem för förståelsen.
Klarspråkskurser som stöd för arbetet
Språkinstitutets webbkurser i klarspråk är öppna för alla och fritt tillgängliga. De finns på statsförvaltningens gemensamma lärplattform E-oppiva. Kurserna är sex till antalet: en på svenska och fem på finska.
Kurserna kan med fördel användas i introduktionen för nya medarbetare, för att förbättra hela personalens språkanvändning och för att utveckla metoderna för textproduktion. Det går att genomföra kurserna individuellt, men vi rekommenderar varmt att flera kollegor genomför dem tillsammans.
En närmare presentation av den svenska kursen Skriv bättre myndighetstexter finns på Språkinstitutets webbplats på sidan Webbkurs i klarspråk och de finska kurserna presenteras på sidan Hyvän virkakielen verkkokurssipaketti. På den finska sidan finns dessutom tips på hur olika grupper av anställda kan använda kurserna. Också hos oss på Språkinstitutet är kurserna en del av introduktionen för nya medarbetare.
Mot ett smidigt myndighetssamarbete
Det är nyttigt för organisationer att då och då stanna upp och fundera på hur dess kunnande och tjänster har utvecklats och hur användarna uppfattar dem. Förutom utvärdering av tjänsternas kvalitet och påverkan är det viktigt att fundera på om tjänsterna är språkligt tillgängliga för alla. Att använda kurserna i klarspråk är ett konkret steg mot en förbättrad användarupplevelse.
I utvecklingen av tjänster och arbetssätt är det klokt att utnyttja användarrespons. Språkinstitutet samlar varje år in respons, erfarenheter och önskemål av användarna. Vi har ansett det vara särskilt viktigt att vi kan utnyttja användarresponsen i utvecklingen av våra tjänster.
Det är också nyttigt att samla in respons på om språket är klart och begripligt. På det sättet kan myndigheten tillsammans med användarna stärka ett smidigt samarbete.
När ni antar utmaningen får ni gärna berätta om det för oss per e-post (virkakieli@kotus.fi). I sociala medier vill vi gärna att ni använder hashtaggarna #klarspråksutmaning och #virkakielihaaste och taggar Institutet för de inhemska språken (Facebook, Instagram och X) samt Kotimaisten kielten keskus (Instagram och Facebook) och Kotus_tiedotus (X).
Välkommen med i utmaningen!
Leena Nissilä
Direktör för Institutet för de inhemska språken